Avrupa Komisyonu tarafından Ufuk2020 Programı’nın (U2020) yasal ve finansal tüm kural ve süreçleri hakkında detaylı bilgi içeren ve bu kural ve süreçlerin hukuki altyapısı durumundaki Açıklamalı Model Hibe Sözleşmesi (Annotated Model Grant Agreement-AGA) belgesinin 5.0 versiyonu 6 Aralık 2018 tarihinde 5.1 olarak güncellenmiştir.

İlgili güncelleme ve değişiklikler özetle aşağıdaki gibidir:

 

  • 2 Ağustos 2018 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere 966/2012 nolu tüzük (EU, Euratom) 2018/1046 nolu tüzük (EU, Euratom) ile değiştirilmiştir.

 

  • 1268/2012 nolu yetki devrine dayanan tüzük 2018/1046 nolu tüzük ile değiştirilmiştir (2 Ağustos 2018 tarihinden itibaren geçerli olacak şekilde). Uygulama Kuralları (Rules for Application -RAP) yeni Mali Tüzüğe dahil edilmiştir.

 

  • AGA Genel Madde 6.1‘de maliyetlerin geçerliliğine (eligibility of costs) ilişkin ilave bir açıklama yapılmıştır. “Maliyetlerin geçerliliği ile paydaş/proje geçerliliğinin birbirinden farklı kavramlar olduğu”, “paydaş ya da proje geçerliliğinde hibe sözleşmesi ya da sözleşme değişikliği (amendment) imzalanmadan önce sadece uygun paydaş/projelerin hibe için seçilmesinin söz konusu olduğu”, “devam eden bir hibede uygunluk kriterlerinin sağlanmaması durumunda sözleşmenin feshi ya da statü değişikliğine sebep olunacağı” ve “maliyetlerin uygunluk kriterinin sağlanamadığı tarihten itibaren otomatik şekilde geçersiz olacağı” ifadeleri eklenmiştir.

 

  • AGA Genel Madde 8’de yer alan “Specific cases (third parties involved in the action)-authorisation to administer” başlığı altında düzenlenen koordinatör tarafından projenin idari işlerinin başka bir tüzel kişiliğe (üçüncü tarafa) verilmesi durumuna ilişkin “bu durumun oluştuğu örneklerde Madde 41.2 (b)’nin Hibe Sözleşmesi’ne eklenmesi gerektiği”ne yönelik ilave bir açıklama eklenmiştir.

 

  • AGA Genel Madde 8’de düzenlenen farklı üçüncü taraf (third parties) türlerine ve bu türlerin farklı niteliklerine ilişkin tabloda yer alan bağlı üçüncü taraf (linked third party) hizasındaki üçüncü tarafın seçimi (selecting the third party) bölümüne “…bağlı kuruluş olmalı veya yasal bir bağ bulunmalı” ifadesine ilave olarak; “fonlamaya uygun olmalı (be eligible fon funding)” ibaresi eklenmiştir.

 

  • AGA Genel Madde 20’de düzenlenen Mali Beyan Sertifikası (Certificate on the Financial Statement) ibrazına ilişkin bölümde, “Komisyon/Ajans tarafından daha önce mali denetime (audit) konu olmuş masrafların 325.000 Avro eşik hesabında dikkate alınmayacağı ve ilgili beyan kapsamına tekrar dahil edilmeyeceği” hükmü Anlaşmaya eklenmiştir.

 

  • Mali Denetimin düzenlendiği AGA Genel Madde 22.1.3’e bir açıklama eklenmiştir. Mali denetime bağlı olarak Avrupa Komisyonu lehine bir alacak doğduğu durumda, ilgili paydaşın bu tutarın iadesi konusunda Komisyon/Ajans’tan resmi bir bildirim beklemesi gerektiği, bir sonraki mali beyan toplamından bahse konu tutarın düşülmesi gibi bir yöntemi kendi başına uygulamaması gerektiği yönünde uyarı eklenmiştir.

 

  • AGA Genel Madde 41.4’te düzenlenen “Relationship with complementary beneficiaries-Collaboration Agreement” bölümüne “tamamlayıcı hibelerin paydaşları, işbirliği sözleşmesi aracılığıyla ortak kurullar ve danışman yapıları oluşturmalı, bu yapılara katılım sağlamalı, bu şekilde faaliyetlere ilişkin işbirliği ve uyum içinde olmalılardır. Bu kurul ve yapılar projenin yürütülmesini tamamlar nitelikte olup konsorsiyum ya da diğer proje yönetim mekanizmalarının yerini almaz.” şeklinde bir açıklama eklenmiştir.  

 

  • AGA Genel Madde 55’te tanımlanan “Sözleşmede değişiklik gereken durumlar” kısmındaki “AB hibesi almayan paydaş/ilişkili üçüncü kişilere yönelik değişiklik” durumuna ilişkin aşağıdaki açıklama eklenmiştir:

 

“Paydaşın hibede yer alma uygunluğunun kaybı durumunda, bu tarihten itibaren gerçekleşen tüm masraflar doğrudan geçersiz kılınacaktır.”

 

  • AGA Genel Madde 55’te tanımlanan “Sözleşmede değişiklik gereken durumlar” kısmındaki “Koordinatör değişikliği” durumuna ilişkin bölümde bu değişikliğin yürürlük tarihine dair yapılan açıklama aşağıdaki şekilde değişmiştir:

 

Değişiklik tarihinin sözleşmede değişiklik talebinde (amendment request) spesifik bir tarih veya sözleşmede değişiklik yürürlük tarihi arasından seçilmesi gerektiği, bu tarihin normal şartlarda yeni koordinatörün koordinatörlük görevlerini üzerine aldığı tarih olması gerektiği, eski koordinatörün konsorsiyumdan ayrıldığı tarihle yeni koordinatörün bu görevine başladığı tarih arasında bir boşluk oluştuğu durumda iki seçeneğin olduğu: eskisinin bu görevlerini yerine getirmeyi bıraktığı tarih (en geç konsorsiyumdan resmi ayrılış tarihi) veya yeni koordinatörün görevleri devraldığı tarih (mutlaka yeni koordinatörün konsorsiyuma resmi katılım tarihinden sonra).

 

  • AGA ERC Proof of Concept Lump Sum Pilot AGA’ya eklenmiştir. ERC PoC MGA gerçek maliyetleri baz alırken ERc PoC Lump Sum Pilot MGA, 150.000 Avroluk sabit bir tutarı baz alır. ERC PoC Lump Sum Pilot MGA için, ek açıklamalar, temel olarak maliyet modellerinden kaynaklanan farklara odaklanmaktadır (götürü maliyete karşı gerçek maliyet).

 

  • AGA ERC Proof of Concept Lump Sum Pilot‘un AGA ERC Genel ile ne gibi benzerlik ve farklılıklar içerdiğine ilişkin aşağıdaki giriş bölümü eklenmiştir:

 

“AGA ERC PoC gibi AGA ERC PoC Lump Sum Pilot da AGA ERC Genel ile çok benzerdir. ERC öncül araştırma hibelerindeki gibi, ERC PoC Lump Sum pilot hibeleri de bir baş yararlanıcı (aynı zamanda ev sahibi kuruluş) ve baş araştırmacıyı (principal investigator-PI) kapsamaktadır. Ancak PI ve ekibinin çalışma koşullarına ilişkin özel düzenlemeler mevcut değildir ve bu yönde ek bir sözleşme yapılmamaktadır (AGA ERC Genel Madde 32). Aynı zamanda hibenin taşınabilirliğine (hibenin yeni paydaşa devri) ilişkin PI’ın bir hakkı söz konusu değildir (AGA ERC Genel Madde 56a).

 

AGA ERC PoC Lump Sum Pilot’ta, hibe ödemesi gerçek maliyetler üzerinden değil, önceden belirlenmiş bir götürü maliyet dikkate alınarak yapılır. Takip eden açıklamalar sadece büyük farklılıkları vurgulayacak olup, geri kalan bölümler için AGA ERC Genel’deki hükümler aynen geçerlidir.”

 

  • AGA ERC Madde 56.a’da “Sözleşmenin yeni bir paydaşa devri – Projenin Taşınabilirliği” başlığı altındaki “sözleşmede değişikliğin prosedürü” kısmına, “değişiklik talebinin yeni ev sahibi kuruluşun Katılım Formunu (Accession Form) (Hibe Sözleşmesi kapsamındaki tüm hak ve yükümlülüklerin devralındığına ilişkin beyan) (Participant Portal’da doğrudan imzalanmış), baş araştırmacının (principal investigator-PI) gerekçe mektubunu ve yeni ev sahibi kuruluş ile PI arasında imzalanmış ek sözleşmeyi ihtiva etmesi” gerektiği eklenmiştir.  

 

  • AGA MSCA IF Madde 38 “Visibility of Funds” kısmında yer alan “MSCA için, AB fonlarının görünürlüğüne ilişkin Genel Model Hibe Sözleşmesinde yer alan kurallar aynen uygulanır.” ifadesine ek olarak, “MSCA IF paydaşlarının (MSCA IF Widening Fellowship hariç), MSCA hibelerine özel olarak atıfta bulunmaları gerektiği, bu şekilde AB fonlarına ilişkin hükmün uyarlanabileceğine” yönelik ibare eklenmiştir.

 

  • AGA MSCA IF Madde 49.1’de yer alan “Hibe Sözleşmesinin Askıya Alınması - Askıya Alınmasına Yönelik Ek Gerekçeler: Profesyonel, Kişisel veya Ailevi Sebepler (Paydaş)” bölümünde tanımlanan ek gerekçelere “uzun süreli hastalık izni” ibaresi eklenmiş, “Araştırmacı 30 takip eden gün boyunca (normal yıllık izin dışındaki sebeplerden dolayı) mesaide olmadığı durumlarda askıya alınma talep edilmelidir” ifadesi eklenmiştir.  

 

  • AGA MSCA IF Madde 56.a’da yer alan “Procedure” başlığı altındaki devir tarihine (transfer date) ilişkin açıklama bölümü aşağıdaki şekilde değişmiştir:

 

“Sözleşme değişiklik talebinde (amedment request) tarih belirtilmelidir. “Devir tarihi” normalde araştırmacının yeni paydaş ile çalışmaya başladığı tarih olmalıdır. Ancak tarihlerin tam uyumu için, devir tarihi ve araştırmacının iş sözleşmesindeki başlangıç tarihini sözleşme değişikliğinin yürürlük tarihi olarak seçiniz. Herhangi bir boşluk oluşması durumunda (devir tarihi ile araştırmacının iş sözleşmesinin başlangıç tarihi arasında), projeyi askıya alacak bir sözleşme değişikliği talep ediniz.”

 

  • AGA MSCA IF Madde 56a’da yer alan “Effects” başlığı altındaki bölümde önceki paydaşın gelişme raporu ve mali beyanını (devre kadarki süre için) içeren devir raporunu sunması gereken süre AGA versiyon 5.0’da “devir tarihinden itibaren 30 gün içinde” şeklinde tanımlanmışken versiyon 5.1’de bu süre “devir tarihinden itibaren 30 gün içinde veya sözleşme değişikliğinin imza tarihinden hangisi daha sonraysa” olarak belirlenmiştir.

 

  • AGA MSCA ITN Madde 8’de yer alan ”Specific cases (third parties involved in the action)-authorisation to administer” başlığı altında düzenlenen koordinatör tarafından projenin idari işlerinin başka bir tüzel kişiliğe (üçüncü tarafa) verilmesi durumuna ilişkin “bu durumun oluştuğu örneklerde Madde 41.2 (b)’nin Hibe Sözleşmesi’ne eklenmesi gerektiği”ne yönelik ilave bir açıklama eklenmiştir.

 

  • AGA MSCA RISE Madde 8’de yer alan ”Specific cases (third parties involved in the action)-authorisation to administer” başlığı altında düzenlenen koordinatör tarafından projenin idari işlerinin başka bir tüzel kişiliğe (üçüncü tarafa) verilmesi durumuna ilişkin “bu durumun oluştuğu örneklerde Madde 41.2 (b)’nin Hibe Sözleşmesi’ne eklenmesi gerektiği”ne yönelik ilave bir açıklama eklenmiştir.

 

  • AGA Lump Sum Pilot Madde 4’te yer alan “Estimated Lump Sum Breakdown” başlığı altında, lump sum pilot projelerinde geçerli maliyetlerin var olmaması, bu sebeple bütçe kategorileri olmaması, bunun yerine iş paketleri ve paydaşlar bazında götürü maliyet (lump sum) kırılımının yer alması anlatılırken bu kırılımın “iş paketlerinin düzgün uygulanmaması durumunda hibe azaltımının maksimum tutarını” hesaplamak için kullanılabileceği yönündeki açıklama, “iş paketlerinin düzgün uygulanmaması durumunda her bir paydaşın sorumlu olacağı maksimum hibe azaltım tutarının” hesabı için kullanılabileceği şeklinde değiştirilmiştir.

 

Tüm bu değişiklikleri kılavuzda sol tarafında  işareti bulunan bölümlerden detaylıca inceleyebilirsiniz.

Kısayol olarak kaydedilen veya internet tarayıcınızın hatırladığı eski linkler yoluyla belgelerin eski versiyonlarına erişilmesi gibi bir sıkıntı yaşanabilmektedir. Dolayısıyla güncellenen belgeye erişmek için Funding and Tender Opportunities Portal’dan How to Participate> Reference Documents> Select a Programme: Horizon 2020 Framework Programme> Guidance> Annotated Model Grant Agreement> H2020 Annotated Model Grant Agreement (AGA) yolunu izleyebilirsiniz.

Yukarıda tarif edilen yolla ilgili belgenin yeni versiyonuna erişebilir, bahse konu değişiklikleri detayları ile inceleyebilirsiniz.

 

Saygılarımızla,

Ufuk 2020 Programı Yasal ve Finansal Konular Ekibi

 

NOT: Tüm sorularınız için ncpfinance@tubitak.gov.tr adresine mail atabilirsiniz.

Finansal konulara ilişkin sorularınız olması durumunda Gürsel Fırat GEDİKLİ (0312-298-1776) ve Zeynep Ceren NURATA (0312-298-1651) ile; yasal konulara ilişkin sorularınız için Muaz Mücahit YILDIRIM (0312-298-1643) ile irtibat kurabilirsiniz.